Künstliche Intelligenz ist längst in den Kanzleien angekommen. Ob Texterstellung, Recherchen oder erste Automatisierungen: KI verspricht Effizienz und Zeitersparnis. Doch gerade in der Steuerberatung, wo täglich hochsensible Daten verarbeitet werden, stellt sich die Frage, wie sicher der Einsatz wirklich ist. Datenschutz ist hier nicht Nebensache, sondern Grundbedingung für den verantwortungsvollen Umgang mit Technologie.
Wo KI in Kanzleien heute schon eingesetzt wird
Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig. Manche Kanzleien nutzen KI-Assistenten, um Mandanteninformationen schneller aufzubereiten oder Entwürfe für Schriftsätze zu erstellen. Andere setzen sie in der Recherche ein, etwa bei Gesetzestexten oder Kommentaren. Im Rechnungswesen hilft KI bereits bei der automatisierten Zuordnung von Belegen oder bei der Fristenverwaltung. Erste Pilotprojekte gehen sogar so weit, dass Chatbots einfache Mandantenanfragen beantworten.
All diese Beispiele zeigen: KI ist kein Zukunftsthema mehr, sondern gelebter Alltag – zumindest in ersten Kanzleien.
Rechtliche Risiken beim KI-Einsatz
Mit den Chancen kommen Risiken. Sobald Mandantendaten in externe Systeme eingegeben werden, drohen Datenschutzverstöße. Viele KI-Anbieter speichern Eingaben auf Servern außerhalb der EU. Damit ist oft unklar, wohin Daten tatsächlich fließen und wer Zugriff hat.
Ein weiteres Problem: die sogenannte „Black Box“. KI-Systeme geben Ergebnisse aus, ohne dass deren Entstehung immer nachvollziehbar ist. Das wirft Fragen nach Haftung auf, etwa wenn eine falsche Information in ein Gutachten oder eine Mandanteninfo übernommen wird. Für Kanzleien bedeutet das: Der unkontrollierte Einsatz von KI kann schnell zu rechtlichen und reputativen Schäden führen.
DSGVO-Compliance im Umgang mit KI
Damit KI kein Risiko, sondern ein Werkzeug wird, sind klare Regeln entscheidend. Die DSGVO gibt den Rahmen vor. Für Kanzleien besonders wichtig:
- Datenminimierung: Sensible Mandantendaten sollten niemals in offene Systeme eingegeben werden.
- Verträge prüfen: Mit Anbietern müssen klare Auftragsverarbeitungsverträge bestehen.
- Serverstandorte: Bevorzugt Systeme einsetzen, die Daten innerhalb der EU verarbeiten.
- Dokumentation: Jede Form der KI-Nutzung gehört in die Datenschutz-Dokumentation.
Praktische Empfehlungen für den Kanzleialltag
- KI-Policy entwickeln: Definiere verbindliche Regeln, welche Tools genutzt werden dürfen und in welchem Umfang.
- Datensparsamkeit leben: Nur anonymisierte oder fiktive Daten für KI-Abfragen verwenden.
- Schulungen anbieten: Mitarbeitende müssen wissen, wo die Risiken liegen und wie sie KI sicher nutzen.
- Branchenspezifische Lösungen bevorzugen: Setze auf Anbieter, die sichere, kanzleigerechte KI-Lösungen anbieten.
- Verantwortlichkeiten klären: Datenschutzbeauftragte sollten von Anfang an eingebunden sein.
Chancen durch sicheren KI-Einsatz
Mit klaren Regeln wird KI zu einem echten Vorteil. Routinearbeiten lassen sich automatisieren, wodurch mehr Zeit für komplexe Beratungsfälle bleibt. Mandanten profitieren von schnellerer Bearbeitung und einer Kanzlei, die auf dem neuesten Stand der Technik arbeitet. Auch im Recruiting wirkt eine moderne Kanzlei attraktiv auf junge Talente, die genau solche Arbeitsumgebungen suchen.
Fazit
KI wird den Kanzleialltag grundlegend verändern. Die entscheidende Frage lautet nicht, ob Kanzleien KI einsetzen, sondern wie. Wer frühzeitig sichere Strukturen schafft, profitiert von den Chancen und minimiert die Risiken. Datenschutz ist dabei keine Bremse, sondern die Basis für verantwortungsvolle Innovation. Kanzleien, die das verstehen, sichern sich nicht nur rechtlich ab, sondern verschaffen sich einen klaren Wettbewerbsvorteil.
